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Distinguir entre lo urgente y lo importante,
he ahí la clave.
Aprender a organizarse
Siguiendo el esquema propuesto por Stephen Covey, pueden
distinguirse cuatro fases o generaciones en cuanto al
modo de administrar el tiempo.
1.
Aquellos que elaboran listas de tareas pendientes y con ellas toman
conciencia de lo que les queda por hacer. Sin embargo,
es un esquema de organización muy pobre, puesto que la
mayoría de las veces la distribución del tiempo viene
impuesta externamente por la mera sucesión de los
acontecimientos.
2.
Son aquellos que intentan mirar un poco más adelante, y se
programan mediante el uso de la agenda: van anotando
acontecimientos, compromisos y proyectos de actividad
futura, en la medida en que su tiempo les permite darles
cabida, no pueden valorar debidamente las prioridades:
son simples distribuidores de tiempo.
3.
Esta suma a las dos precedentes la idea de establecer prioridades.
Se centra en la necesidad de fijarse unos objetivos, con
sus correspondientes plazos, y de acuerdo con ellos se
prepara una planificación diaria que alcance la mayor
eficiencia. La clave está en ordenar la agenda con
arreglo a las prioridades.
4.
La cuarta generación, que da aún un paso más, en vez de organizar
el tiempo, procurar organizarse a uno mismo,
distinguiendo lo importante de lo urgente.
Hay tareas que, por su naturaleza, necesitan una
atención inmediata. Son cosas urgentes que actúan sobre
nosotros de forma imperiosa. Lo malo es que muchas veces
carecen de importancia y nos desorganizan. Ante lo
urgente, reaccionamos; ante lo importante, no siempre.
Las cuestiones importantes pero no urgentes requieren
más iniciativa, más esfuerzo, más reflexión personal, y
es fundamental centrar en ellas la organización
personal: hemos de actuar creativamente, no simplemente
reaccionar ante lo que ocurre. De lo contrario, nuestra
vida se verá desviada con mucha frecuencia hacia lo
urgente no importante, pues, curiosamente, las tareas
más entretenidas y que más nos reclaman son precisamente
ésas.
Hay también muchas otras tareas que son urgentes
e importantes a la vez. Para mayor claridad, las
posibles tareas que una persona puede hacer se podrían
distribuir en cuatro cuadrantes, según su grado de
urgencia e importancia:
Más urgentes
Menos urgentes
Más importantes
I.
Importante y urgente
II.
Importante no urgente
Menos importantes
III.
No importante y urgente
IV.
No importante ni urgente
Está claro que las tareas no se dividen de modo tajante
en, pero podemos considerar ahora que todas pudieran
clasificarse dentro de estos cuatro cuadrantes.
En un día cualquiera de la mayoría de las personas,
suele haber bastantes tareas del cuadrante I, o sea,
urgentes y que además tienen importancia. Pero es
importante que se organicen de modo que esas tareas
urgentes e importantes no llenen su día por entero. Lo
urgente e importante consume y agota la vida de muchas
personas. Cuando uno centra su vida en el cuadrante I
(en lo urgente e importante), ese cuadrante va creciendo
cada vez más, hasta que nos domina por completo.
Es necesario pensar en cómo nos organizamos: más que
orientarse hacia los problemas, es preciso tomar la
iniciativa y dirigirse hacia las oportunidades, no
dejarse organizar por los problemas. De esta manera, se
puede lograr reducir el tamaño del cuadrante I, o sea,
disminuir el número de tareas urgentes e importantes de
cada día, de modo que éstas puedan atenderse bien, pero
dedicando suficientes energías al cuadrante II (el de lo
importante no urgente), que ha de ser el espacio más
amplio en una persona debidamente organizada.
Avanzar en el modo organizar del tiempo es efectivamente un
reto tan difícil como importante ya que corremos el
grave peligro de dejar de hacer muchas cosas, aun siendo
muy importantes para nosotros, por el sencillo hecho de
que no reclaman de modo imperioso nuestra atención.
La próxima semana aprenderemos a como decir “no”
sin perecer en el intento.
Lic. Rosa Elena
Ponce V. |
